8 tips voor videobellen met groepen

Nog nooit hebben we in Nederland zoveel gebeeldbeld. Er wordt geZoom’d, geSkypet, geTeamd, geHousepartyd en noem het maar op. We horen heel enthousiaste geluiden: “Dit werkt veel beter dan ik dacht!”. Maar we zien ook bingo’s langskomen waaruit blijkt dat er soms nog van alles misgaat. Wij zijn als netwerkorganisatie al wat langer gewend aan beeldbellen en hebben geleerd dat het echt heel goed kan werken. Maar het is wel iets waar je handig in moet worden. In dit blog delen wij onze 8 tips. 

Tip 1. Zorg voor een digitale inloop 

Het kost soms even om een nieuwe toepassing te snappen. De computer doet raar, de microfoon werkt niet, etc. Vraag daarom aan de deelnemers van een vergadering om wat eerder in te loggen. Dan begin je ook echt op tijd. Zorg wel dat je je scherm even uit zet als je tussendoor andere dingen gaat doen, want dan loop je het risico niet al te charmant in beeld te komen.  

 Tip 2. Maak vergaderafspraken 

Iedereen up–and–ready? Zorg dat de voorzitter kort wat vergaderafspraken maakt. Denk aan: hand opsteken als je wat wil zeggen, duimpje omhoog of omlaag om te stemmen en geluid op mute als je niet aan het woord bent en tijdig een break nemen. 

 Tip 3. Geef elkaar de ruimte en bundel wat je wil zeggen 

Door elkaar heen praten leidt al snel tot een onbegrijpelijke warboel aan geluiden. Face-to-face is dat ook niet prettig, maar digitaal is het verstorend effect van door elkaar heen praten vele malen sterker. Geef elkaar daarom iets meer ruimte om uit te praten voor je reageert. Kleine opmerkingen kan je bijvoorbeeld bundelen in één reactie om een ander zo min mogelijk te onderbreken. 

 Tip 4. Zet je geluid op mute als je niet aan het woord bent 

Achtergrondgeluiden komen keihard binnen bij je gesprekspartners. En zelf heb je dat meestal niet door omdat onze oren uitermate goed kunnen focussen. Een microfoon geeft alle geluiden even hard door en dat leidt enorm af. Dus spreek af dat iedereen die niet aan het woord is, zijn geluid op mute zet. Als de verbinding onstabiel is, kan het ook handig zijn om mensen te vragen om hun video uit te zetten.  

 Tip 5. Verdiep je in de handige functies van jouw applicatie 

Mogelijk ben je ineens een nieuwe tool gaan gebruiken en heb je geen tijd om je er in te verdiepen. Toch loont het de moeite om met collega’s tips uit te wisselen, want de tools hebben vaak veel nuttige functies die het gesprek bevorderen. Wist je bijvoorbeeld dat je in ZOOM virtueel je hand kan opsteken in het venster “participants”? En dat je in Teams je achtergrond kan wegvagen?  

 Tip 6. Benut de mogelijkheden van schermdeling 

Ee´en van de meest handige functies op vrijwel alle toepassingen is het delen van je scherm. Daardoor kan je samen door een presentatie lopen, aan een stuk schrijven of notulen en actielijstjes maken die iedereen kan meelezen. Daarmee zorg je ervoor dat deelnemers zich gehoord voelen: ze zien wat ze zeggen letterlijk terug op het scherm. Dat geeft ook de nodige structuur. Als er een kans is dat je spontaan gevraagd wordt je scherm te delen, zorg er dan vooraf voor dat er geen zaken te zien zijn die je liever niet wilt delen.  

 Tip 7. Spreek je gevoelens uit en stel controlevragen 

Ondanks dat we elkaar kunnen zien komen non-verbale signalen toch minder goed over. Het risico is dat je empathische gezichtsuitdrukking totaal niet overkomt. Sommige mensen verstijven ook een beetje door de camera of worden formeler. Het zou dan zomaar kunnen dat jij niet in de gaten hebt dat je gesprekspartner zich zorgen maakt of boos is. Uit je daarom explicieter en stel meer controlevragen. “Voelen we ons er allemaal goed bij?”, “Heb je vertrouwen in de aanpak?” 

 Tip 8. Zorg ook voor wat gezelligheid 

Het risico van beeldbellen is dat je bijenkomsten te efficiënt en inhoudelijk maakt. Toegegeven, tijdens een online vergadering met veel mensen is het lastiger een goede grap te timen. Maar pas op dat je het niet te formeel maakt. Er kan en mag tijdens een videoconferentie ook gewoon gelachen worden.

Wij hopen dat deze tips je helpen om op een leuke en efficiënte manier te beeldbellen. Mis je nog een belangrijke tip? Deel het met ons door een mailtje te sturen naar info@pluutpartners.nl. Dan vullen we dit blog aan en delen we nieuwe tips via onze sociale media.